Thuiswerken in het MKB kan slim met Microsoft 365 Business Voice!.

In dit blog leest u tips over slim thuiswerken en hoe u dat als MKB’er – bijvoorbeeld via Microsoft 365 Business Voice – nóg beter voor uw werknemers kunt regelen.

Nu we er rekening mee moeten houden, dat (slim) thuiswerken dé norm wordt, pijnigen werkgevers en ondernemers in het MKB hun hersens over de vraag: kan dat thuiswerken nog beter en efficiënter? 

Het antwoord is ja.

En dat komt mede door een nieuwe tool die eenvoudig aan de software van Microsoft TEAMS kan worden toegevoegd. We hebben het over Microsoft 365 Business Voice!

Natuurlijk wordt er door een groot aantal bedrijven al volop in de cloud gewerkt. En, is het online vergaderen – bijvoorbeeld via de tool TEAMS van Microsoft – inmiddels al bijna een tweede natuur geworden voor al die werknemers in de eigen huiskamer. De grote vraag is echter of het nóg efficiënter kan als we dit koppelen aan de breedte van alle bedrijfsprocessen.

Edwin Mackaay van Mackaay ICT Services uit Hoofddorp zegt dat dit zéker het geval is. Hij is er van overtuigd dat de tool Microsoft (verder MS genoemd) TEAMS zelfs de benchmark of de standaard van ‘het op afstand werken gaat worden’.

“Het is op dit moment zelfs mogelijk – door middel van een eenvoudige nieuwe plugin – om TEAMS te koppelen aan de externe telefonie. En dit levert ongekend veel voordelen op.”

Best handig… want veel ondernemers zijn er achter gekomen dat het thuiswerken toch niet handig is georganiseerd.

Voordelen Microsoft 365 Business Voice:

1) Moeten werknemers, als ze thuiswerken, hun privacy opgeven?

“Er zijn veel werknemers die elke dag contact hebben met klanten van het bedrijf waar ze voor werken,” zegt Edwin. “In niet-coronatijden konden ze dan vanaf kantoor bellen; dus de ontvanger van het telefoontje zag in de nummerherkenning het bedrijfsnummer. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de privénummers van werknemers – als ze van huis uit bellen – zichtbaar worden bij de klant. Althans, je mag werknemers niet dwingen iets van hun ‘privacy’ weg te geven.”

“Wel, het is heel simpel om MS Business Voice aan TEAMS toe te voegen. Daarmee wordt het mogelijk dat werknemers – als ze zijn ingelogd op TEAMS – via die tool uitgaande telefoontjes plegen waarbij het nummer van de zaak bij de ontvanger zichtbaar wordt.”

2) Als medewerkers hun mobiele nummer niet aan iedereen willen geven

Edwin: “Wellicht hebben de medewerkers een mobiele telefoon van de zaak. Maar dan nóg kan er een reden zijn dat ze dat mobiele nummer niet meteen zichtbaar willen laten zien bij uitgaande gesprekken. Dus, dat ze toch het liefst vanaf het zakelijke reguliere nummer bellen. Wel, ook dat kan, want… MS Business Voice is te koppelen aan een mobiele telefoon. Daar is een speciale app voor, die download je en dan wordt er een koppeling gemaakt met Microsoft TEAMS.”

“Dus, samengevat: de medewerker binnendienst werkt thuis en belt vanaf zijn mobiel. Maar de ontvanger van dit telefoontje ziet in zijn scherm het 020 of 088-nummer van de zaak staan en niet zijn 06-nummer.”

3) Als het MKB het aantal telefoontoestellen wil verminderen (of elimineren)!

“Als ik bij bedrijven binnenstap, dan kijk ik altijd of er nog veel telefoontoestellen her en der op de bureaus staan. Als dat het geval is, dan weet ik meteen dat het bedrijf nog een efficiencyslag kan maken. Want, waarom zijn al die apparaten over het kantoor verspreid? En dan al die snoeren en aansluitingen? Dat is helemaal niet meer nodig. Dat kan efficiënter. Die hele telefooninfrastructuur kunnen wij simpel integreren in TEAMS.”

4) Betere regulering inkomende telefoontjes via MS Business Voice!

Edwin: “Het is natuurlijk helemaal top als bedrijven veel telefoontjes ontvangen (dat betekent meestal veel handel!), maar dit betekent wel dat bellers soms in de wachtrij op hun beurt moeten wachten. Hoe leuk is het dan om via een geautomatiseerd systeem de beller op de hoogte te houden op welke plek hij staat in de wachtrij? Het is daarnaast tevens erg leuk om een swingend (passend!) muziekje te laten horen. Vroeger was dit allemaal heel ingewikkeld te regelen; met MS Business Voice is dat een fluitje van een cent.”

“Als ik het heb over reguleren dan kan het systeem van de binnenkomende telefoontjes ook meteen een selectie maken. Wie wil er naar de administratie? Wie wil naar de verkoop? Of wie wil worden doorverbonden met het lab? Zegt u het maar, toets 1, 2 of 3. Ook dit alles kunt u eenvoudig programmeren in Business Voice van Microsoft dat dus een onderdeel wordt van TEAMS.”

Thuiswerken in het MKB en alle combinatiemogelijkheden…. WOW!

Natuurlijk blijven alle andere combinatiemogelijkheden aanwezig. Zo is de Conference Call – het gezamenlijk online vergaderen – nog steeds mogelijk. Maar dat geldt ook voor het delen van bestanden, of het samen werken aan documenten,” zo zegt Edwin.

“Juist vanwege al die combinatiemogelijkheden ben ik er van overtuigd dat het MKB steeds efficiënter wordt. En dat is een goede zaak: een ondernemer wil dat zijn bedrijf zich met zijn core business bezighoudt. Al het andere dient simpelweg goed gefaciliteerd te worden en het moet die bedrijfsprocessen alleen maar makkelijker maken.”

“Precies daarom geloof ik dat TEAMS van Microsoft – zeker nu met de faciliteit van MS Business Voice – dé standaard gaat worden in de komende thuiswerkmaatschappij.”

Even sparren over Microsoft 365 Business Voice?

We kunnen ons voorstellen dat u door dit blog op ideeën bent gebracht. Of, misschien hebt u nog wel vragen hierover? Neem contact met ons op. We hebben het er graag met u over en we kunnen u met zekerheid vertellen hoe slim en efficiënt deze structuur van TEAMS, gekoppeld met MS Business Voice ook voor uw onderneming van toepassing is. Beschouw die sparringssessie met ons als een meetup met uw externe afdeling communicatie.

Want… dát is natuurlijk waar het om draait: uw interne en externe communicatie krijgen een ongekende boost waardoor u kosten bespaart, efficiënter werkt en… het uw werknemers veel gemakkelijker maakt!

Bel ons!

ETRA TIPS VOOR NU:

• Over online vergaderen:
  Wij maakten een analyse. Moet het MKB kiezen voor ZOOM of voor TEAMS?
• Ontdekte u ook – door de Coronacrisis – dat u het thuiswerken van uw medewerkers toch niet efficiënt had georganiseerd?
  Ja… dat was ook uw ontdekking!
• Een keer per maand sturen we een nieuwswaardige alert met nuttige en actuele Tips en Tricks voor het MKB.
  Aanmelden is heel eenvoudig!