De gevaarlijkste software in je bedrijf? Dat is de software waar jij niets van weet….

In bijna elk bedrijf in het MKB gebeurt het. Een medewerker zoekt snel een handige tool om bestanden te delen. Iemand anders gebruikt een gratis app om notities te maken. Een collega zet klantinformatie tijdelijk in een online vertaaltool. Of een team begint met een projectapp waar de directie nog nooit van heeft gehoord.

Handig? Soms wel.

Verstandig? Niet altijd.

Dit noemen we Shadow IT: software, apps en online diensten die binnen je bedrijf worden gebruikt zonder dat de organisatie of ICT-leverancier daar zicht op heeft.

Gratis tools zijn zelden gratis

De meeste medewerkers doen dit niet met verkeerde bedoelingen. Integendeel. Ze willen sneller werken, slimmer samenwerken of een probleem oplossen zonder iemand lastig te vallen. Maar juist daar zit het risico.

Want waar worden de gegevens opgeslagen? Wie heeft toegang? Worden klantgegevens gedeeld? Voldoet de tool aan de AVG? Wat gebeurt er als de medewerker uit dienst gaat? En wie weet eigenlijk dat deze software wordt gebruikt?

Een gratis tool kan daardoor ineens een duur risico worden.

Denk aan offertes, klantgegevens, contracten, wachtwoorden, interne documenten of financiële informatie die buiten de veilige bedrijfsomgeving terechtkomen. Niet door een hacker, maar door een goedbedoelende medewerker.

Maak handig werken veilig

Shadow IT ontstaat vaak omdat medewerkers behoefte hebben aan betere oplossingen. Dat signaal moet je serieus nemen. Als mensen zelf tools gaan zoeken, betekent dat meestal dat er ergens iets ontbreekt. Misschien is de bestaande software te traag. Misschien weten medewerkers niet wat er al beschikbaar is. Of misschien zijn er geen duidelijke afspraken.

Daarom begint de oplossing niet met verbieden, maar met overzicht.

Welke tools worden gebruikt? Welke zijn veilig? Welke niet? Welke alternatieven zijn er al binnen Microsoft 365 of de bestaande ICT-omgeving? En welke afspraken maak je als bedrijf over het gebruik van externe software?

Op onze website hebben we intussen al veel expertiseblogs gepubliceerd. Zo schreven we ooit eerder over veilig omgaan met AI-tools en bedrijfsdata. Datzelfde principe geldt hier ook: gemak mag nooit belangrijker worden dan controle.

Wil je weten welke ongewenste tools er mogelijk in jouw bedrijf rondzwerven?

Dan is een korte ICT-check vaak al genoeg om verrassend veel boven water te krijgen.

En eerlijk is eerlijk: liever nu ontdekken dan na een datalek.

Een keertje sparren hierover?

Dat kan. Neem meteen contact met ons op.

Edwin Mackaay (connect met mij op Linkedin)
Founder / directeur Mackaay ICT Services in Hoofddorp\