Berichten

Nu praktisch heel Nederland is gestart met online vergaderen en men zich afvraagt hoe ze men beste contact met elkaar kan houden, is het de hoogste tijd geworden om Microsoft Teams en Zoom eens tegenover elkaar te zetten. 

Met beide software kunnen gebruikers online vergaderen waarbij de deelnemers (de collega’s dus!) elkaar zien.


Edwin Mackaay, directeur/eigenaar van Mackaay ICT Services maakt een korte analyse en concludeert al vrij snel dat Teams van Microsoft hét platform van de toekomst wordt.

“Voordat de Coronacrisis uitbrak, was Teams al het product van Microsoft dat het snelst groeide. Maar sinds enkele weken is het gebruik ervan verdubbeld. Dat komt uiteraard door de crisis rondom het Coronavirus. Veel gebruikers en dus ook nieuwe gebruikers ontdekken nu het gemak, de gebruikersvriendelijkheid én zien ook dat dit platform op termijn nog veel meer kansen biedt ten aanzien van het online vergaderen en slim thuiswerken.”

Teams is breder dan online vergaderen

Het grote verschil tussen Teams en Zoom is – volgens Edwin – dat Zoom veel meer een applicatie is, terwijl Teams een breder werkplatform is om op te werken.

“Zo kun je dus online samen werken aan het zelfde document. Dat is binnen Zoom niet mogelijk. Verder is het vanuit Teams eenvoudig om koppelingen te maken naar overzichten uit de eigen bedrijfsgegevens. Daarnaast kun je Microsoft Teams koppelen aan Outlook. Dat maakt het eenvoudig om in een vergadering – waar meerdere mensen aan deelnemen – een e-mail goed te bespreken. Je kunt die ook heel eenvoudig in beeld laten komen. Daarnaast is het fijn dat Teams op alle soorten devices (dus van mobiele telefoon tot aan laptop en desktop – en alles wat daar tussenin zit) dezelfde werking heeft.”

Online vergaderen via Microsoft Teams is ideaal

Online vergaderen is in het jaar 2020 niet alleen hip maar ook noodzakelijk geworden. En dan, als het even kan via Teams van Microsoft


Microsoft Teams zal verder doorbreken

Edwin legt uit dat bedrijven en organisaties ook Teams kunnen gebruiken zelfs als ze niet met Office365 werken.

“Ik ben er van overtuigd dat Teams in de komende maanden ongekend verder doorbreekt. Sterker nog: ik schat in dat dit platform zomaar de benchmark wordt op het gebied van online vergaderen en (samen)werken op afstand op deze wijze de standaard wordt.”

Ten opzichte van Zoom is Teams van Microsoft ook veel beter beveiligd.

“In de afgelopen twee weken kwam er nogal wat slecht nieuws naar buiten ten aanzien van enkele beveiligingslekken bij Zoom. Er zijn diverse controverses geweest. En, men ontdekte dat Zoom de gegevens van gebruikers deelde met Facebook. Dat is in deze tijdgeest waarin de behoefte aan privacy groot is, uiteraard een doodzonde. Bovendien blijkt uit deponeringen bij de SEC dat leidinggevenden bij Zoom Video Communications miljoenen dollars aan aandelen hebben ingewisseld voordat de controverses begonnen te verontrusten.”

“Daarom liever Teams van Microsoft.”

Nauwelijks supportaanvragen voor Teams

Edwin adviseert wel om Microsoft Teams middels de te downloaden app te gebruiken en niet te gebruiken via de browser.

“Veel van onze klanten gebruiken Teams al. Men is er enthousiast over en bovendien hebben we nauwelijks supportaanvragen gehad van bedrijven die met Teams werken. Dat zegt iets over de gebruikersvriendelijkheid en het grote gemak.”

Je kunt Teams HIER downloaden en meteen van start gaan.

 


MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

 

De medewerkers en bewoners van Accolade in Zeist waren hartstikke blij met de makkelijke aanleg van goede internetverbindingen. EHBO in optima forma!

Dit blog is voor die bedrijven in het MKB die altijd online willen zijn. Dus die geen problemen met het internet willen hebben. De oplossing? EHBO (Eerste Hulp Bij Online zijn).

 

Mackaay ICT Services heeft de eerste EHBO-koffer (Eerste Hulp Bij Online zijn) afgeleverd, die in samenwerking met de firma Geuzenet is ontwikkeld.

Zorghuis Accolade in Zeist had de landelijke primeur.

Mede door de plotselinge lockdown van dit verzorgingshuis – uiteraard door de Coronacrisis – ontdekte men dat het gebouw eigenlijk een zeer slechte internetverbinding had.

Want… het bleek ineens erg lastig om bijvoorbeeld via iPad en laptop stabiele webcam- en spraakverbindingen met de buitenwereld te hebben. Daar was echter wel veel behoefte aan.

Immers, de bewoners van het zorghuis mochten geen bezoek van familieleden en vrienden meer ontvangen en dus zocht men ook daar naar mogelijkheden om bijvoorbeeld via webcamverbindingen in contact te blijven met kinderen en kleinkinderen.

De bestaande internetcapaciteit bleek helaas niet voldoende om aan die online vraag te voldoen. De EHBO-koffer van Mackaay ICT Services bracht uitkomst.


Lees ook dit bericht over het creëren van snelle online verbindingen   (Bericht naar Linkedin)


Altijd online in MKB: onbeperkte databundel

Edwin Mackaay: “In deze koffer vindt de gebruiker een router, een 4G kaart en een Wifi Access Point. Daarmee garanderen we een goede verbinding met het internet. Het Zorghuis hoefde deze koffer alleen maar op elektriciteit aan te sluiten. En, alles werkt. Zo simpel is het eigenlijk. Je bent meteen online. De databundel op 4G is onbeperkt dus de gebruikers hoeven zich ook geen zorgen te maken over het mogelijk opraken van deze capaciteit. Andersom gezegd: de capaciteit is onbeperkt.”

“Het allerbelangrijkste is dat deze zorginstelling nu meteen op de hoogste nood kan inspringen.”

Altijd online in het MKB. Altijd een verbinding met het internet is geen probleem!

Eerste Hulp bij Online: de EHBO-koffer in beeld. Alles zit er in. Stekker in het stopcontact en het werkt! U bent verbonden met de hele wereld!


Eigen regie in het MKB; continu internet

Volgens Edwin biedt de EHBO-koffer ook veel kansen voor het bedrijfsleven.

“Denk maar eens aan bijvoorbeeld een beurs, waar je als bedrijf aan deelneemt. Vaak is er wel internet beschikbaar binnen een beursgebouw, maar als veel bezoekers en standhouders daar gebruik van maken, dan merk je altijd dat het toch niet lekker werkt. Waarom dan als beurs-standhouder niet je eigen EHBO-koffer? Dan heb je altijd regie over wat je tijdens de beurs online wilt of kunt doen.”

“Maar denk ook eens aan bedrijfsverhuizingen. Er is altijd wel een dag dat er om de een of andere redenen geen internet is. Simpelweg omdat het bijvoorbeeld in het nieuwe pand nog niet is aangesloten. Maar The Show Must Go On. Je zet de koffer neer, je doet de stekker in het stopcontact en het hele bedrijf kan gewoon doorwerken.”

Connected zijn is een must in deze tijd

Goede onlineverbindingen zorgen ervoor dat we met elkaar in contact kunnen blijven. Dat is vanzelfsprekend – vanuit zakelijk perspectief beredeneerd – ongekend belangrijk in deze tijden. Maar als we dan denken aan de bewoners van een verpleeghuis, die ook graag in contact willen blijven met hun familie, dan kun je dit meteen ook beredeneren vanuit een perspectief van liefde en verbondenheid!


Onverwachte uitval internet

Edwin legt uit dat deze EHBO-koffer ook ideaal is als het internet onverwacht uitvalt.

“Het kan ieder bedrijf gebeuren, waar ook in Nederland; ineens werkt het internet niet. En dan is het wachten op een monteur van de provider. Soms kan die niet op dezelfde dag komen. Heel vervelend allemaal. Ook dán biedt de EHBO-koffer uitkomst.”

Meer weten over deze unieke EHBO-koffer van Mackaay ICT Services?

Bel of mail ons even!

 

 


LEESTIP:

Als u dit blog hebt gelezen (dank u wel voor uw tijd!), dan vermoeden wij dat u het volgende artikel ook interessant vindt.

Dat is speciaal geschreven voor die ondernemers in het MKB die nog op een lokale server werken.

 

 


WIL JE MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

Om het heel eerlijk te zeggen: wij verbazen ons er soms nog over dat er best veel bedrijven in het MKB zijn die nog op een lokale server werken. En dus nog (bijna) helemaal niets in de cloud doen.

Edwin Mackaay, directeur van Mackaay ICT Services uit Hoofddorp, legt uit dat bedrijven daarmee een groot risico nemen.

“Vaak zie je dat zo’n lokale server nog in een bezemkast staat. Of dat deze ‘verstopt’ is achter heleboel andere spullen.”

Risico bedrijfscontinuïteit MKB

“Maar nog veel belangrijker; de veiligheid van bedrijfsdata is niet goed gewaarborgd. Want defecten aan zo’n lokale server liggen op de loer. Het kan bijvoorbeeld te warm zijn in de (bezem)kast. Als de temperatuur te hoog, dan kunnen storingen ontstaan. Geen enkele ondernemer zit daar op te wachten. Die kiest toch niet bewust voor een risico op bedrijfscontinuïteit?”

 

De oplossing voor deze ondernemers is uiteindelijk vrij eenvoudig, aldus Edwin.

“Maak de overstap naar het werken in de cloud. Bijvoorbeeld naar Hosted Desktop….”

“We sparren graag hierover met ondernemers die nu denken: ‘Misschien moeten we het toch eens wat handiger, veiliger en effectiever gaan inrichten!'”
Neem meteen contact met ons op!

 

Werken in de cloud. Het werkt fantastisch. Efficiency in optima forma. Maar ja, waarom kiezen toch nog best veel ondernemers er voor om een lokale server in de bezemkast te installeren?

 


+ update (vrijdag 20 maart 2020)

Stel nu eens dat het kabinet besluit tot een totale LOCKDOWN in verband met het Coronavirus. U mag dan niet meer de deur uit. U kunt dus letterlijk niet naar de zaak toe om te werken. Dat is dan echt verboden.

Hoe lastig is het dan dat u – van afstand – niet bij uw bedrijfsdata kunt komen in het geval u met een lokale server werkt en dus niet in de cloud.

Meteen maar even sparren hierover?

 


LEESTIP VOOR NU
(vooral tijdens de crisis rondom het Coronavirus)

Als ondernemers er achter komen dat het laten thuiswerken van medewerkers toch niet zo goed is georganiseerd!

 


SCHOKKEND

Maar liefst 65% van de ICT-bedrijven in Nederland is helemaal niet ISO-gecertificeerd. Dat vinden we geen goede zaak, want het gaat wel om de veiligheid van bedrijfsdata. Een ondernemer wil toch garanties hebben dat zijn data daadwerkelijk Safe & Sound zijn opgeslagen, dat niemand erbij kan en dat zijn bedrijfscontinuïteit niet wordt verstoord?

 


NOG EEN LEESTIP…

Als u de prullenbak op uw computer of laptop hebt geleegd, dan zijn uw data nog niet verdwenen!
Hoe dan?

 

 


MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

Tot en met 6 april kunnen we spreken van een ware LockDown in Nederland. Het kabinet adviseert zo veel mogelijk thuis te werken om verspreiding van het Coronavirus zo veel mogelijk tegen te gaan of in te dammen.


Neem meteen contact met ons op als u gebruik wilt maken van een proefperiode van 6 maanden (!) met Microsoft Teams; de unieke en effectieve software die uw medewerkers in staat stelt onderlinge gesprekken, bestanden en vergaderingen op een gemakkelijke en gebruikersvriendelijke wijze te faciliteren.


Natuurlijk geeft u als ondernemer in het MKB daar gehoor aan. The Show Must Go On en óók u vindt dat ons aller gezondheid onvoorwaardelijk voorop staat. Uiteraard vindt u dat uw medewerkers thuis moeten kunnen werken.

Maar wát als u nu ontdekt dat het laten thuiswerken van medewerkers toch niet zo goed is georganiseerd.

In de afgelopen dagen ontvingen wij veel vragen van ondernemers m.b.t. het thuiswerken van hun medewerkers.

Wij beantwoorden de 4 meest gestelde vragen hieronder.

Maar we komen ook met een hele concrete oplossing voor u om het thuiswerken van medewerkers op hele korte termijn meteen voor u te optimaliseren, zodat ook voor u blijft gelden tijdens deze drie weken durende LockDown: The Show Will Go On!


1)
HOE PLEGEN WE EFFECTIEF OVERLEG MET ELKAAR ALS IEDEREEN THUISWERKT?

Edwin Mackaay van Mackaay ICT Services zegt: “Gelukkig zien we al veel bedrijven die het goed hebben ingeregeld maar helaas zien we ook nog organisaties die deze belangrijke stap nog niet hebben gemaakt. Een goede oplossing is om te gaan werken met MICROSOFT TEAMS. Via dit zeer gebruikersvriendelijke programma kunnen medewerkers met elkaar chatten. Maar ze kunnen ook via een video-conference met elkaar vergaderen. Dus, men ziet elkaar letterlijk op de schermen!”

“Maar, dat is nog niet alles. Dit pakket – MICROSOFT TEAMS – biedt ook de mogelijkheid om tegelijkertijd bestanden te delen en te bewerken. Alsof je náást elkaar zit achter één laptop en bijvoorbeeld een excel-sheet bestudeert.”


2)
ALS ONZE MEDEWERKERS THUISWERKEN, KUNNEN ZIJ DAN OOK DE TELEFOON OPNEMEN ALS WE OP DE ZAAK WORDEN GEBELD?

Edwin: “Jazeker. Dat kan! Met de software client van onze VoIP centrale kunnen de medewerkers op afstand inloggen op de centrale. Ze zetten een headset op en via of op de PC of laptop, kunnen ze dan bellen. Zowel intern als extern. Ze kunnen vanzelfsprekend ook de telefoon opnemen.”

“Dus… uw klant belt u op uw zakelijke nummer. Bij u op de zaak gaat (dus) de telefoon en uw medewerker, die thuis aan de eettafel zit te werken, neemt de telefoon op. De beller weet niet eens dat zijn telefoontje heel eenvoudig is doorgeleid.”

“Het kan nog mooier! Deze software is ook te installeren op een SmartPhone. Dus, als uw medewerker bij de Albert Heijn staat, dan kan hij gewoon de telefoon opnemen alsof hij op de zaak is.”

“Kortom. U bent altijd en onvoorwaardelijk telefonisch bereikbaar. Ik weet zeker dat uw klanten dit heel prettig vinden!”

 


3)
KUNNEN ONZE MEDEWERKERS DIE EEN LAPTOP VAN DE ZAAK HEBBEN ÉN THUIS WERKEN, OOK THUIS IETS PRINTEN?

Edwin: “Natuurlijk kan dat. Soms is het immers makkelijker om een document even uit te printen en het op die manier te lezen nadat het is bewerkt. Het vereist een paar kleine handelingen om de laptop van de zaak te laten verbinden met de printer die thuis op de zolder staat.”


4)
HEBBEN JULLIE NOG LAPTOPS BESCHIKBAAR VOOR ONZE MEDEWERKERS THUIS?

Edwin: “We erkennen dat het in de laatste week erg hard is gegaan! Veel ondernemers en bedrijven ontdekken dat het best handig is om de medewerkers een laptop van de zaak mee te geven. Op dit moment hebben wij nog voorraad, maar het gaat wel ineens vrij snel.”

 


DE CONCRETE OPLOSSING:
‘TEAMS’ 6 MAANDEN KOSTELOOS UITPROBEREN!

We zeiden het al eerder in dit blog: MICROSOFT TEAMS, de nieuwe software van Microsoft, biedt al deze oplossingen om het werken op verschillende locaties makkelijker te maken.

Vanwege de ellende rondom het Coronavirus is MICROSOFT met een hele mooie actie gekomen. Voorheen was er de mogelijkheid om één maand gratis het softwarepakket van TEAMS uit te proberen. Nu geldt die proefperiode voor een half jaar! (externe link naar site Microsoft)   De licenties zijn kosteloos!

Als u al een Microsoft Office 365 account hebt, dan kunt u inloggen en dan ziet u meteen de mogelijkheden.

Heeft u deze nog niet, dan kunt u eenvoudig dat account aanmaken.

Of, neem meteen contact met ons op. We helpen u graag verder!


LAST BUT NOT LEAST

Natuurlijk hebben wij bij ons op kantoor in Hoofddorp ook maatregelen getroffen.

Slechts één van de helpdeskmedewerkers is op kantoor aanwezig. Alle andere helpdeskmedewerkers uit het team werken uit veiligheidsoverwegingen thuis (En dat kan ook; wijzelf hebben dat immers ook technisch goed geregeld).

De helpdesk is bij ons ingericht op de benedenverdieping.

Op de bovenverdieping zal Edwin Mackaay (directeur van Mackaay ICT Services) aan het werk zijn. Alle andere medewerkers (van secretariaat tot marketing en andere ondersteuning) zijn allemaal thuis aan het werk.

OH JA….

Let een beetje op uzelf! We beleven met z’n allen in Nederland een lastige periode. Dit hebben we nog nooit eerder meegemaakt. Laten we hopen dat we na 6 april weer in de ‘normale modus’ kunnen terugkeren.

Doet u alstublieft voorzichtig, volg de protocollen van het RIVM en blijf gezond!

We wensen u veel sterkte, wijsheid en gezondheid!

 


LEESTIP:

Ook best wel alarmerend… Slechts 35% van de ICT-bedrijven in Nederland is ISO-gecertificeerd.
Wat dit voor gevolgen (voor u) heeft?
U leest het in een blog, dat wij eerder publiceerden!

Stel u bent MKB’er en uw medewerkers gebruiken een laptop van de zaak. Maar… wat is eigenlijk het protocol ten aanzien van de data die u of uw medewerkers verwijderen van hun laptops? Bijvoorbeeld als ze uit dienst treden, of als u de laptops wilt vervangen. Zijn data werkelijk verdwenen uit de prullenbak?

U bent het ongetwijfeld met ons eens dat uw organisatie er bij is gebaat dat er niets achterblijft op de PC of laptop. Zelfs al werkt u in de Cloud, bijvoorbeeld met Hosted Desktop, dan zien wij dat  veel data en informatie toch lokaal op een PC of laptop worden opgeslagen.

Maar wist u dat het deleten van alle data uit de prullenbak, eigenlijk niet voldoende is?

Hacker

Want, een béétje hacker kan nog steeds de vermeende weggegooide data uit de laptop of PC halen. Dat betekent heel concreet dat bijvoorbeeld uw omzetgegevens, klantadressen, productinformatie, verslagen en notulen van vergaderingen etc etc. voor derden beschikbaar zijn.

Een hacker wil graag uw data hebben! Hij zal zijn uiterste best doen om een laptop of PC te kraken. Het lukt hem dan ook om toch iets in de lege vuilnisbak te vinden!

Dat is iets wat u niet wilt!

Nooit!

Dit is een 100% No Go!

Hoe dit alles dan tóch mogelijk is, is best een gecompliceerd technisch verhaal maar we vertellen het hier graag omdat helaas nog veel ondernemers en bedrijven niet weten dat zelfs een lege prullenbak op PC of laptop niet betekent dat de data ook daadwerkelijk verdwenen zijn. Ergens blijven de data in een soort index staan.

En het is nog maar de vraag of die verborgen mapjes (die u dus helemaal niet ziet!) achter de prullenbak worden ‘overschreven’ met nieuwe data. Meestal niet.

Vuilnisbak

De ‘gewone gebruiker’ kan weliswaar niet zomaar die data terughalen maar slimme jongens en meiden dus  wel.

Vergelijk het eens met een lege vuilnisbak in de keuken. U hebt de volle vuilniszak er uit gehaald, deze bij het grofvuil gezet en u hebt met uw eigen ogen gezien dat de vuilnisman uw vuilniszak in de grote laadbak van zijn vuilniswagen heeft gegooid en dat hij is weggereden.

U begrijpt dat voor u nu de vuilniszak praktisch onbereikbaar is. Maar… u begrijpt ongetwijfeld ook dat – alles wat in die vuilniszak zit – in theorie nog steeds beschikbaar is. Zolang deze vuilniszak niet daadwerkelijk is vernietigd, kan iedereen er nog alles mee doen.

Het zal u maar gebeuren… dat wildvreemden wat gaan rondsnuffelen in uw vuilnis! De data liggen zomaar voor het oprapen!

 

Iedere kwaadwillende kan met de juiste toegang nog steeds ergens in die vuilniszak gaan snuffelen en van alles en nog wat te weten komen over uw leven!

Zo werkt het dus ook met een PC of laptop. Men vindt dan de data van uw MKB-bedrijf.

Tip voor het MKB:

  • Als u een laptop of PC niet meer gebruikt, laat deze dan door een professioneel ICT-bedrijf, dat in het bezit is van ISO27001-certificaat, vernietigen. U bent er dan 100% zeker van dat de data écht – letterlijk! – van de aardbodem zijn verdwenen! Want nogmaals; de prullenbak is niet voldoende!
  • Over dit alles kunt u bijvoorbeeld ook iets zeggen in uw privacy statement of geheimhoudingsbeleid. Dit als onderdeel van de wettelijk verplichte risico-analyse voor elk bedrijf.

Per ongeluk iets verwijderd?

Als u de prullenbak op uw PC of laptop leegt, en u ontdekt dat u iets hebt verwijderd wat u eigenlijk toch niet had willen verwijderen, dan kunnen professionals vaak nog de verloren gewaande data terughalen.

  1. Zet direct uw PC of laptop uit.
  2. Ga METEEN naar een specialist, die in staat is om de verloren gewaande data terug te vinden. Hoe sneller u dit doet, des te groter is de kans dat u nog iets van de vermeende verloren data terug kunt vinden.

Enfin… een gewaarschuwd mens telt voor twee, toch? Regeren is vooruitzien!

 

PS.
Als deze officier van justitie dit alles had geweten, dan was hij niet in de problemen geraakt.

 

 


We nodigen u uit…

  • … als u eens een keer met ons wilt sparren over de vraag hoe veilig de data in uw organisatie zijn…
    Neem contact met ons op!
  • … als u ‘Het Nieuwe Werken‘ in en rondom uw organisatie nu eindelijk eens écht goed vorm wilt geven. Ook dan geldt dat we graag van u horen. We kijken er naar uit om ook over dit thema met u in gesprek te gaan.

En, we hebben nog een leestip!

 


MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

Hoe groot is de veiligheid van de data van uw bedrijf in het MKB? 

In december 2019 hebben we de tussentijdse audit van het ISO-27001 certificaat met goed gevolg afgesloten. Wij horen nu bij de (slechts) 35% ICT-leveranciers in Nederland die dit ISO certificering hebben. Waarom is dit alles van belang voor het MKB?

“Door deze audit – afgenomen door het onafhankelijke keuringsinstituut KIWA –  weten onze klanten 100% zeker dat het beveiligingsniveau van de door hun opgeslagen data op het allerhoogste niveau zit,” zegt Nicole Venneker die binnen onze organisatie de projectcoördinator is rondom onze ISO-audit. Daartoe hebben we heel uitgebreid al onze werkprocessen moeten vastleggen. En, we hebben moeten aantonen dat we daadwerkelijk volgens die procedures werken.”

Nicole Venneker coördineerde bij Mackaay ICT Services het wederom verkrijgen van het belangrijke ISO-certificaat.

Nicole vertelt dat steeds meer organisaties van hun ICT-leverancier eisen dat men ISO-gecertificeerd is. “Wij hadden al een ISO certificering maar één keer per jaar staat de tussentijdse audit op het programma. Noem het een herkeuring. Of een jaarlijkse check of we nog steeds aan alle voorwaarden voldoen.”

Veiligere ICT voor het MKB

“Een onafhankelijke deskundige van KIWA is dan de hele dag bij ons op de zaak,” vervolgt Nicole. “Wij tonen dan aan dat we er alles aan doen dat we veilig met de data van onze klanten omgaan. Niets wordt aan het toeval overgelaten. Hoewel het een drukke en ook best wel spannende dag is, vinden wij het van belang om deze ISO-certificering te hebben. Immers, geen enkele ondernemer in het MKB is er bij gebaat als werkprocessen van de ICT-leverancier niet op orde zijn.”

Nicole legt uit waar het KIWA zoal op controleert.

“Zo wil men weten hoe wij de toegang tot het datacenter hebben geregeld. Wie van onze medewerkers mag daar komen. En wie niet? En dan het On-Boarding principe: wat zijn onze procedures als we een nieuwe collega binnen de organisatie verwelkomen? Welke autorisaties krijgt hij wel of niet? Dat geldt overigens ook voor de ZZP’ers met wie we samenwerken.”

Oude laptops

“Maar het gaat nog veel verder: wat is onze procedure als iemand bij ons aanbelt? Dus gewoon fysiek op kantoor. Veiligheid in optima forma. Oh, ik heb nog een praktisch aspect. Zo hebben we in onze handboeken omschreven wat we doen als een klant bij ons zijn oude laptop inlevert. De harde schijf gaat er uit maar wat is dan het vernietigingsproces? Met andere woorden: de klant moet er 100% zeker van zijn dat de mogelijk nog aanwezige data op die oude laptop of harde schijf ook daadwerkelijk definitief vernietigd worden.”

Nicole stipt ook nog de BHV aan. “We kregen daar in december vragen over. We moesten aantonen hoe we intern de bedrijfshulpverlening hebben georganiseerd.”

Veiligheid voor het MKB

ict, mkb, iso certificering

Het is officieel! KIWA – het onafhankelijke keuringsinstituut – is tevreden!

“Het valt me  op dat veel ICT-leveranciers in Nederland helemaal niet gecertificeerd zijn,” zegt Nicole. “Ik schat dat we in Nederland op een percentage van 65% uitkomen. Gelukkig horen wij bij die 35% van de ICT-bedrijven die wél weten waar het om gaat: optimale veiligheid door goed georganiseerde en strakke werkprocessen.”

Vraag naar ISO certificering

In die zin heeft Nicole een tip.

“Vraag uw eigen ICT-leverancier of men daar in het bezit is van het ISO-27001 certificaat! Zo ja… helemaal prima! Zo nee… ga beslist een kritisch gesprek aan met die leverancier. Er is namelijk één groot belang en dat is úw belang! Ik heb het dan over uw bedrijfscontinuïteit en de veiligheid van al uw data. U wilt toch niet dat deze door slordigheden zomaar op straat komen te liggen?”

Nicole heeft de jaarlijks terugkerende afspraak met KIWA voor de volgende audit alweer in de agenda’s ingepland.

“Zoals ik al zei: het is altijd een drukke dag maar ik kijk er wel elke keer weer naar uit. Zeker naar het moment als de auditor aan het eind van de dag naar huis gaat en zegt dat we het bij Mackaay ICT Services prima op orde hebben. En dat we dus voor de herkeuring zijn geslaagd.”

“Wel, dan is mijn missie volbracht!”

 


We nodigen u uit…

  • … als u eens een keer met ons wilt sparren over de vraag hoe veilig de data in uw organisatie zijn?
    Neem contact met ons op!
  • … als u ‘Het Nieuwe Werken‘ in en rondom uw organisatie nu eindelijk eens écht goed vorm wilt geven. Ook dan geldt dat we graag van u horen. We kijken er naar uit om ook over dit thema met u in gesprek te gaan.

En, we hebben nog een leestip!

Over het algemeen zijn ICT-systemen in Nederland zeer goed beveiligd. Het probleem is echter dat de gebruiker steeds vaker de zwakke schakel is.

In dit blog neem ik u daarom kort mee in een aantal relevante ontwikkelingen op ICT-gebied van het afgelopen jaar. En ik kijk met u vooruit naar het jaar 2020.


Als eerste het jaar 2019:


Cryptolocker virussen

Ik zei het al: systemen zijn goed beveiligd. Maar, gebruikers van die systemen zijn vaak zélf nogal wat slordig. Of, ze zijn niet alert. Zo zijn er in 2019 best veel zgn. ‘Cryptolocker virussen’ gestuurd. Een ander veel gebruikt woord hiervoor is ‘Ransom-software’.

Als de gebruiker dan op de (onbekende!) link klikt, dan kan het zomaar gebeuren dat het hele systeem wordt afgesloten en dat er niet meer verder gewerkt kan worden. U moet dan betalen om verder te kunnen. Vaak ook nog in bitcoins. Het kan uw bedrijfscontinuïteit in groot gevaar brengen. Nee, sterker nog: het bréngt uw bedrijfscontinuïteit in gevaar!

CEO-Fraude

Ook zagen we in 2019 de zgn. CEO-Fraude opkomen, waarbij de ontvanger dacht dat hij een écht e-mailbericht ontving van de baas, of van een collega. Maar niets was minder waar: een klik op de link of ingaan op het verzoek in die mail, bleek de voorbode van veel ellende. En, met ellende bedoel ik letterlijk verlies aan geld!

Mijn aanbeveling is dan ook: heb het er binnen uw organisatie over.

  • Wat is het protocol?
  • Kunt u ook nog een (mondelinge c.q. persoonlijke) beveiliging inbouwen zodat echt lijkende mailtjes – met een belangrijk verzoek, waar vaak geld aan is verbonden – als het ware een dubbelcheck beleven?

 

Succes met uw ICT in het jaar 2020

Ook in het jaar 2020 moet ICT voor het MKB het middel zijn, en niet het doel.


Voor het jaar 2020:


2-factor-authenticatie

Ik verwacht dat voor het nieuwe jaar organisaties (zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid) steeds meer overstappen op de 2-factor-authenticatie. Door naast een wachtwoord – bijvoorbeeld bij het inloggen op een website of in een klanten-database – ook nog een verificatiecode via de telefoon op te vragen, is de kans kleiner dat onbevoegden zomaar toegang hebben tot de (bedrijfs)data.

Ik weet dat bedrijven het soms lastig vinden want eerlijk is eerlijk: die 2-factor-authenticatie vereist bij het inloggen een extra handeling van de gebruiker. Maar ik zeg ook: een gewaarschuwd mens telt voor twee. Vergelijk het eens met het volgende: u bent inmiddels gewend altijd uw riemen om te doen als u in de auto stapt. En u weet ook dat het faliekant verkeerd kan aflopen als u een aanrijding krijgt en dat u dan de riemen niet om hebt. Het omdoen van uw riemen is uw tweede natuur geworden.

Zo is het ook met deze 2-factor-authenticatie: deze geeft u meer veiligheid. En dus zult u met plezier aan die extra handeling gaan wennen.

The End-Of-Skype

In 2020 zal Skype – naar ik verwacht – zijn einde beleven. Ik denk dat halverwege 2021 Skype For Business zelfs volledig wordt uitgefaseerd en dat bedrijven al in 2020 heel veel gebruik gaan maken van Microsoft Teams. De gebruikerservaring wordt steeds prettiger. Ik weet zeker dat we veel van onze klanten in het komende jaar hiermee op weg gaan helpen. We worden altijd blij van organisaties die dan efficiënter en effectiever gaan werken.

Outscourcen

Daarnaast zie ik dat het outsourcen van ICT steeds meer gemeengoed wordt. Logisch! Je hebt voor het creëren van een superveilige (digitale) werkomgeving kennis nodig en geen enkele ondernemer heeft de tijd om zich daarmee bezig te houden. Outsourcen is daarom meer dan ooit het credo, juist om de kwetsbaarheid van een organisatie zo klein mogelijk te maken zo niet te elimineren. Veiligheid boven alles!

Internet-Of-Things

En dan het Internet-Of-Things. In 2020 zullen er nog meer koppelingen worden gemaakt. Van ijskasten en thermostaten tot aan sensoren in magazijnen die met elkaar communiceren en daarmee werk- en productieprocessen efficiënter maken.

Bent u alert in 2020?

D-Day!

Overigens… is 14 januari 2020 voor veel ondernemers in het MKB (en andere organisaties) een absolute D-Day!
Wij vertellen u waarom!


Tot slot…

Het zijn natuurlijk best wel ingrijpende ontwikkelingen en trends waar we in de ICT-wereld tegen aankijken. Maar het is onze passie én onze core business: dus, als u een keer zin en/of tijd hebt om hier met ons over te sparren en te ontdekken hoe wij voor u alle hiervoor genoemde uitdagingen aanvliegen, neem dan contact met ons op.

De koffie staat klaar.

Tot ziens in het nieuwe jaar!

 

Edwin Mackaay
Directeur / Eigenaar / Founder Mackaay ICT Services
Hoofddorp / Haarlemmermeer

 


LEESTIP:

Omdat u bovenstaand blog hebt gelezen, zijn we er van overtuigd dat u het volgende blog ook razend interessant én relevant vinden. We bespreken in dat blog de vraag of het nog wel zo slim is – voor het MKB – om Dropbox te gebruikenOns antwoord: Nee.

Als Rob Koster terugdenkt aan de start van zijn ondernemerschap in 2002, dan moet hij lachen. Vooral als het om ICT gaat. “We hadden bij de LIDL een laptop gekocht. Dat was onze automatisering. We dachten dat we daarmee ons bedrijf professioneel konden opbouwen.”

“Nou, na een paar maanden kwamen we er al achter: dat kon beter!”

Intussen is het eind 2019 en de firma Koster & de Waart heeft in totaal 14 medewerkers. De groei van het in Zwanenburg gevestigde financieel adviesbureau (‘Wij zijn de spil in al uw financiën) gaat gestaag.

Zo zijn er dit jaar ook weer 3 nieuwe medewerkers bijgekomen.

“Dat zijn dus van die momenten waarop ik meteen Mackaay ICT Services bel,” zegt Rob. “Eigenlijk hoef ik dan alleen maar te zeggen: ‘regel dat’. Daarbij doel ik dan op de hardware, de software, alle bevoegdheden die de nieuwe medewerkers wel en niet mogen krijgen en natuurlijk alle data-opslag die daarmee gepaard gaat. Op de een of andere manier wordt het dan altijd goed geregeld.”

ICT = bedrijfscontinuïteit

“Ik ben zelf totaal niet bedreven in IT,” vervolgt Rob. “Ik ben al in paniek als thuis de printer het niet doet. Maar natuurlijk snap ik dat een organisatie altijd moeten blijven kunnen meegroeien met de technische mogelijkheden die er zijn. Ook wij zijn een paar jaar geleden in de Cloud gegaan. Daarvóór rommelden we nog wat aan met back-ups die op bandjes werden opgeslagen. Ik denk dat veel ondernemers in het MKB dat wel herkennen. Maar ook voor ons geldt: naarmate een organisatie groter wordt, wordt het ICT-verhaal steeds belangrijker. Het is de basis van je bedrijfscontinuïteit.”

Kennis en kunde

“En dus moet ik kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van mijn leverancier,” vertelt Rob.

“Hoe ik ooit Mackaay ICT Services heb leren kennen? Ik weet het echt niet meer. Het zal waarschijnlijk via een gezamenlijk netwerk van mensen in Haarlemmermeer zijn gegaan. Het is al zo lang geleden.”

En dan lachend: “Ja, we werken dus al flink wat jaren samen met Mackaay ICT Services. Wij nemen intussen dan ook de meeste diensten die Mackaay aanbiedt af,” legt Rob uit. “Van hosted desktop tot aan de internetverbindingen. De eerstvolgende stap voor ons is dat we via VOIP gaan bellen.”

ict, mkb, ondernemerschap, groei

Het team van Koster & De Waart in Zwanenburg.

Wat is een goede ICT-leverancier?

Als Rob wordt gevraagd waar een goede ICT-leverancier altijd aan moet voldoen, dan hoeft hij niet lang na te denken.

1. Snel handelen

“Een ICT-leverancier begrijpt vanuit z’n genen dat wij acuut een probleem hebben als we plat liggen. Hij moet meteen handelen. Mackaay ICT Services doet dat. Hoe ze het doen, weet ik niet maar op de een of andere manier analyseren en schakelen ze razendsnel waardoor we verder kunnen. Ze hebben een oplossingsgericht karakter. Wij willen de focus houden op groei.”

2. Geen technisch jargon

“Ik heb zelf geen behoefte aan technisch jargon. Ik snap daar namelijk niks van. Als ik in gesprek ben met de jongens van de afdeling support dan hoor ik echter zeker wel eens een technisch woord dat ik niet direct kan thuisbrengen. Maar het aardige is dat ze het ‘nerd-achtige’ van hun vak toch uiteindelijk in gewone mensentaal weten te verwoorden. Ik snap dan wat er gebeurt en hoe ze het aanvliegen. Prima dus.”

3. Vast contactpersoon

“Ik vind het verder fijn om één vast contactpersoon te hebben. In ons geval is dat Arjan Haarman. We kunnen goed met elkaar door één deur. Dat is fijn samenwerken. Zo hoort ondernemerschap te zijn.”

ict, mkb, ondernemerschap, groei

Een goede ICT-leverancier heeft altijd maar één streven: een glimlach op het gezicht van de klant.

Succesvol ondernemerschap in het MKB

De gehele ICT-omgeving bepaalt – volgens Rob – het succes van zijn ondernemerschap en de groei daarvan.

“Het valt of staat er mee. Als wij de ambitie hebben om de spil voor onze klanten te zijn ten aanzien van praktisch alle mogelijke financiële uitdagingen, dan moet alles gewoon werken. Wij moeten onvoorwaardelijk up-to-date zijn en direct bij al onze data kunnen, die bovendien veilig moeten zijn opgeslagen. Of het nu gaat om een hypotheekadvies of -aanvraag, financiële planning, erfrechtelijke vraagstukken, pensioen of bedrijfsoverdracht… het zijn uiteindelijk allemaal persoonlijke gegevens van onze klanten. Daar kunnen we geen risico mee lopen.”

“Sterker nog: daar zúllen we geen risico mee lopen!”

En dan Rob tot slot, wederom lachend: “Ik heb zo een vermoeden dat we dit alles niet op deze wijze voor elkaar hadden gekregen met een laptop van de LIDL. Ik ben dus blij dat we ooit in dat Haarlemmermeerse netwerk Edwin Mackaay en zijn medewerkers hebben leren kennen. Zij dragen sinds dat moment bij aan ons succesvol ondernemerschap. Ik gun dat iedere ondernemer in het MKB.”


LEESTIP:

Wist u dat 14 januari 2020 een belangrijke datum is in ICT-land? 
Vanaf die datum levert Microsoft geen service meer voor Windows 7 en is (voor u) een upgrade naar Windows 10 onvermijdelijk.

Het MKB ervaart ICT vaak als ‘gedoe’. Regelmatig blijkt dat ICT-projecten namelijk méér kosten dan verwacht. Daarom een aantal aandachtspunten op een rij zodat u een beter gesprek kunt voeren met uw leverancier.

De verworven inzichten geven dan een beter beeld ten aanzien van de vraag wat die beoogde leverancier wel of niet voor u kan betekenen.

Ze geven inzicht in de vraag of deze ICT-leverancier werkelijk van waarde is en of deze in staat is het potentiële gedoe tot een maximum te beperken. Of, zelfs helemaal zal elimineren.

Het eindresultaat?
U hebt minder ergernis en niet onbelangrijk: u bespaart kosten.


1. Stelt uw beoogde ICT-leverancier u genoeg vragen?

Is uw gesprekspartner pro-actief? Als hij u bezoekt om een ‘inventaris’ te doen, stelt hij dan genoeg vragen?

Stelt hij ook lastige vragen?

Zo ja…. Prima!

Dan hebt u een ICT-bedrijf te pakken dat niets aan het toeval overlaat. Een ICT-specialist kan alleen maar zijn werk goed doen als hijzelf in staat is om zich heel intensief in de bedrijfsprocessen en de belangen van het MKB te verdiepen! Het stellen van veel vragen is daarom een must!

 

Het MKB moet vragen stellen. De ICT-leverancier moet antwoorden geven die iedereen begrijpt.

Vragen stellen is niet zo moeilijk. Aan de ICT-leverancier is het dan wel de uitdaging om de antwoorden om in begrijpelijke taal te formuleren, zodat de vragenstellers het ook begrijpt. 


2. Stelt ú (als MKB’er) wel genoeg vragen?

U hebt zelf weinig verstand van ICT. Helemaal niet erg maar het is daarom wel van belang dat uzelf veel vragen stelt.

Neem niet alles zomaar aan.

Als u iets niet begrijpt, vraag dan of de leverancier het in andere begrijpelijkere bewoordingen uitlegt. Het is immers niet de bedoeling dat uw potentiële leverancier alleen maar in technisch jargon spreekt. Wees dus niet bescheiden. U zult uiteindelijk euro’s gaan investeren. Maar u moet wel weten waar u in investeert. En, waarom.

Als uw beoogd leverancier het ‘ineens’ heeft over ‘hosted desktop‘ of het installeren van een ‘private cloud‘…..   En, u hebt nog nooit van deze begrippen gehoord: wel, vraag om meer uitleg!

3. Vraag om een functioneel ICT-ontwerp

Leg een mooie uitdaging aan uw ICT-leverancier voor. Laat hem namelijk een schets maken van alles wat hij voor u gaat bouwen. Gewoon zo’n tekeningetje met pijltjes en vakjes. Als hij iets weet te visualiseren, dan wordt het u vaak meteen duidelijker wat u mag verwachten.

U – als MKB’er – bent daarbij gebaat.

Dit aandachtspunt zal zich uitbetalen!

Een functioneel ontwerp om gedoe te voorkomen.

Een functioneel ontwerp is geen overbodige luxe. Vraag deze aan uw beoogde ICT-leverancier. Deze visualisering gaat u een beter inzicht geven in de wijze waarop uw (ICT-) uitdaging wordt opgelost.


4. Heeft uw leverancier écht alle technische kennis van ICT voor het MKB in huis?

We weten dat dit aspect voor u – als leek – lastig is te controleren. Maar, doe toch eens een poging bij dit belangrijke aandachtspunt. U kunt namelijk op z’n minst toetsen of uw leverancier alle technische kennis in huis heeft om uw (ICT-)uitdagingen op te lossen.

Kan uw leverancier iets vertellen over de belangrijkste technologische ontwikkelingen op het gebied van ICT?

Vraag eens referenties op (en bel die!). Dat zijn dan waarschijnlijk andere MKB’ers die soortgelijke ICT-uitdagingen hadden. En, vraag ook HOE uw potentiële leverancier zijn technische kennis up-to-date houdt. Immers, de technologische ontwikkelingen gaan razendsnel.

Welke certificeringen heeft het bedrijf bijvoorbeeld op ISO niveau?

5. Wat gebeurt er als uw ICT-leverancier ooit onverhoopt failliet gaat?

Natuurlijk willen wij geen angst aanjagen met dit vijfde aandachtspunt maar het is wel goed om dit toch te bespreken met uw potentiële leverancier. Want, wát gebeurt er met alle ingebouwde infrastructuur als uw leverancier onverhoopt de deuren moet sluiten?

U kunt het zich namelijk niet permitteren dat u ook stil komt te liggen, toch? Misschien staat er iets over in de algemene voorwaarden van uw leverancier. Maar, stel deze kritische vraag absoluut en beoordeel het antwoord. Vergeet dit aandachtspunt dus zeker niet in uw zoektocht naar een gedegen en betrouwbare ICT-leverancier.

Samenwerken in de cloud. Ineens mee efficiency

Samenwerken in de cloud bijvoorbeeld via Hosted Desktop of Microsoft Office 365. Plots ontstaat er efficiency.


We wensen u veel succes!

Het spreekt voor zich dat u ons óók mag uitdagen op al deze aandachtspunten. Kom maar op met die vragen!

We staan u graag te woord!

Neem meteen contact met ons op.

 

 


LEESTIPS:

Wij vermoeden dat u de onderstaande blogs ook interessant vindt.