Om het heel eerlijk te zeggen: wij verbazen ons er soms nog over dat er best veel bedrijven in het MKB zijn die nog op een lokale server werken. En dus nog (bijna) helemaal niets in de cloud doen.

Edwin Mackaay, directeur van Mackaay ICT Services uit Hoofddorp, legt uit dat bedrijven daarmee een groot risico nemen.

“Vaak zie je dat zo’n lokale server nog in een bezemkast staat. Of dat deze ‘verstopt’ is achter heleboel andere spullen.”

Risico bedrijfscontinuïteit MKB

“Maar nog veel belangrijker; de veiligheid van bedrijfsdata is niet goed gewaarborgd. Want defecten aan zo’n lokale server liggen op de loer. Het kan bijvoorbeeld te warm zijn in de (bezem)kast. Als de temperatuur te hoog, dan kunnen storingen ontstaan. Geen enkele ondernemer zit daar op te wachten. Die kiest toch niet bewust voor een risico op bedrijfscontinuïteit?”

 

De oplossing voor deze ondernemers is uiteindelijk vrij eenvoudig, aldus Edwin.

“Maak de overstap naar het werken in de cloud. Bijvoorbeeld naar Hosted Desktop….”

“We sparren graag hierover met ondernemers die nu denken: ‘Misschien moeten we het toch eens wat handiger, veiliger en effectiever gaan inrichten!'”
Neem meteen contact met ons op!

 

Werken in de cloud. Het werkt fantastisch. Efficiency in optima forma. Maar ja, waarom kiezen toch nog best veel ondernemers er voor om een lokale server in de bezemkast te installeren?

 


+ update (vrijdag 20 maart 2020)

Stel nu eens dat het kabinet besluit tot een totale LOCKDOWN in verband met het Coronavirus. U mag dan niet meer de deur uit. U kunt dus letterlijk niet naar de zaak toe om te werken. Dat is dan echt verboden.

Hoe lastig is het dan dat u – van afstand – niet bij uw bedrijfsdata kunt komen in het geval u met een lokale server werkt en dus niet in de cloud.

Meteen maar even sparren hierover?

 


LEESTIP VOOR NU
(vooral tijdens de crisis rondom het Coronavirus)

Als ondernemers er achter komen dat het laten thuiswerken van medewerkers toch niet zo goed is georganiseerd!

 


SCHOKKEND

Maar liefst 65% van de ICT-bedrijven in Nederland is helemaal niet ISO-gecertificeerd. Dat vinden we geen goede zaak, want het gaat wel om de veiligheid van bedrijfsdata. Een ondernemer wil toch garanties hebben dat zijn data daadwerkelijk Safe & Sound zijn opgeslagen, dat niemand erbij kan en dat zijn bedrijfscontinuïteit niet wordt verstoord?

 


NOG EEN LEESTIP…

Als u de prullenbak op uw computer of laptop hebt geleegd, dan zijn uw data nog niet verdwenen!
Hoe dan?

 

 


MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

Tot en met 6 april kunnen we spreken van een ware LockDown in Nederland. Het kabinet adviseert zo veel mogelijk thuis te werken om verspreiding van het Coronavirus zo veel mogelijk tegen te gaan of in te dammen.


Neem meteen contact met ons op als u gebruik wilt maken van een proefperiode van 6 maanden (!) met Microsoft Teams; de unieke en effectieve software die uw medewerkers in staat stelt onderlinge gesprekken, bestanden en vergaderingen op een gemakkelijke en gebruikersvriendelijke wijze te faciliteren.


Natuurlijk geeft u als ondernemer in het MKB daar gehoor aan. The Show Must Go On en óók u vindt dat ons aller gezondheid onvoorwaardelijk voorop staat. Uiteraard vindt u dat uw medewerkers thuis moeten kunnen werken.

Maar wát als u nu ontdekt dat het laten thuiswerken van medewerkers toch niet zo goed is georganiseerd.

In de afgelopen dagen ontvingen wij veel vragen van ondernemers m.b.t. het thuiswerken van hun medewerkers.

Wij beantwoorden de 4 meest gestelde vragen hieronder.

Maar we komen ook met een hele concrete oplossing voor u om het thuiswerken van medewerkers op hele korte termijn meteen voor u te optimaliseren, zodat ook voor u blijft gelden tijdens deze drie weken durende LockDown: The Show Will Go On!


1)
HOE PLEGEN WE EFFECTIEF OVERLEG MET ELKAAR ALS IEDEREEN THUISWERKT?

Edwin Mackaay van Mackaay ICT Services zegt: “Gelukkig zien we al veel bedrijven die het goed hebben ingeregeld maar helaas zien we ook nog organisaties die deze belangrijke stap nog niet hebben gemaakt. Een goede oplossing is om te gaan werken met MICROSOFT TEAMS. Via dit zeer gebruikersvriendelijke programma kunnen medewerkers met elkaar chatten. Maar ze kunnen ook via een video-conference met elkaar vergaderen. Dus, men ziet elkaar letterlijk op de schermen!”

“Maar, dat is nog niet alles. Dit pakket – MICROSOFT TEAMS – biedt ook de mogelijkheid om tegelijkertijd bestanden te delen en te bewerken. Alsof je náást elkaar zit achter één laptop en bijvoorbeeld een excel-sheet bestudeert.”


2)
ALS ONZE MEDEWERKERS THUISWERKEN, KUNNEN ZIJ DAN OOK DE TELEFOON OPNEMEN ALS WE OP DE ZAAK WORDEN GEBELD?

Edwin: “Jazeker. Dat kan! Met de software client van onze VoIP centrale kunnen de medewerkers op afstand inloggen op de centrale. Ze zetten een headset op en via of op de PC of laptop, kunnen ze dan bellen. Zowel intern als extern. Ze kunnen vanzelfsprekend ook de telefoon opnemen.”

“Dus… uw klant belt u op uw zakelijke nummer. Bij u op de zaak gaat (dus) de telefoon en uw medewerker, die thuis aan de eettafel zit te werken, neemt de telefoon op. De beller weet niet eens dat zijn telefoontje heel eenvoudig is doorgeleid.”

“Het kan nog mooier! Deze software is ook te installeren op een SmartPhone. Dus, als uw medewerker bij de Albert Heijn staat, dan kan hij gewoon de telefoon opnemen alsof hij op de zaak is.”

“Kortom. U bent altijd en onvoorwaardelijk telefonisch bereikbaar. Ik weet zeker dat uw klanten dit heel prettig vinden!”

 


3)
KUNNEN ONZE MEDEWERKERS DIE EEN LAPTOP VAN DE ZAAK HEBBEN ÉN THUIS WERKEN, OOK THUIS IETS PRINTEN?

Edwin: “Natuurlijk kan dat. Soms is het immers makkelijker om een document even uit te printen en het op die manier te lezen nadat het is bewerkt. Het vereist een paar kleine handelingen om de laptop van de zaak te laten verbinden met de printer die thuis op de zolder staat.”


4)
HEBBEN JULLIE NOG LAPTOPS BESCHIKBAAR VOOR ONZE MEDEWERKERS THUIS?

Edwin: “We erkennen dat het in de laatste week erg hard is gegaan! Veel ondernemers en bedrijven ontdekken dat het best handig is om de medewerkers een laptop van de zaak mee te geven. Op dit moment hebben wij nog voorraad, maar het gaat wel ineens vrij snel.”

 


DE CONCRETE OPLOSSING:
‘TEAMS’ 6 MAANDEN KOSTELOOS UITPROBEREN!

We zeiden het al eerder in dit blog: MICROSOFT TEAMS, de nieuwe software van Microsoft, biedt al deze oplossingen om het werken op verschillende locaties makkelijker te maken.

Vanwege de ellende rondom het Coronavirus is MICROSOFT met een hele mooie actie gekomen. Voorheen was er de mogelijkheid om één maand gratis het softwarepakket van TEAMS uit te proberen. Nu geldt die proefperiode voor een half jaar! (externe link naar site Microsoft)   De licenties zijn kosteloos!

Als u al een Microsoft Office 365 account hebt, dan kunt u inloggen en dan ziet u meteen de mogelijkheden.

Heeft u deze nog niet, dan kunt u eenvoudig dat account aanmaken.

Of, neem meteen contact met ons op. We helpen u graag verder!


LAST BUT NOT LEAST

Natuurlijk hebben wij bij ons op kantoor in Hoofddorp ook maatregelen getroffen.

Slechts één van de helpdeskmedewerkers is op kantoor aanwezig. Alle andere helpdeskmedewerkers uit het team werken uit veiligheidsoverwegingen thuis (En dat kan ook; wijzelf hebben dat immers ook technisch goed geregeld).

De helpdesk is bij ons ingericht op de benedenverdieping.

Op de bovenverdieping zal Edwin Mackaay (directeur van Mackaay ICT Services) aan het werk zijn. Alle andere medewerkers (van secretariaat tot marketing en andere ondersteuning) zijn allemaal thuis aan het werk.

OH JA….

Let een beetje op uzelf! We beleven met z’n allen in Nederland een lastige periode. Dit hebben we nog nooit eerder meegemaakt. Laten we hopen dat we na 6 april weer in de ‘normale modus’ kunnen terugkeren.

Doet u alstublieft voorzichtig, volg de protocollen van het RIVM en blijf gezond!

We wensen u veel sterkte, wijsheid en gezondheid!

 


LEESTIP:

Ook best wel alarmerend… Slechts 35% van de ICT-bedrijven in Nederland is ISO-gecertificeerd.
Wat dit voor gevolgen (voor u) heeft?
U leest het in een blog, dat wij eerder publiceerden!

Stel u bent MKB’er en uw medewerkers gebruiken een laptop van de zaak. Maar… wat is eigenlijk het protocol ten aanzien van de data die u of uw medewerkers verwijderen van hun laptops? Bijvoorbeeld als ze uit dienst treden, of als u de laptops wilt vervangen. Zijn data werkelijk verdwenen uit de prullenbak?

U bent het ongetwijfeld met ons eens dat uw organisatie er bij is gebaat dat er niets achterblijft op de PC of laptop. Zelfs al werkt u in de Cloud, bijvoorbeeld met Hosted Desktop, dan zien wij dat  veel data en informatie toch lokaal op een PC of laptop worden opgeslagen.

Maar wist u dat het deleten van alle data uit de prullenbak, eigenlijk niet voldoende is?

Hacker

Want, een béétje hacker kan nog steeds de vermeende weggegooide data uit de laptop of PC halen. Dat betekent heel concreet dat bijvoorbeeld uw omzetgegevens, klantadressen, productinformatie, verslagen en notulen van vergaderingen etc etc. voor derden beschikbaar zijn.

Een hacker wil graag uw data hebben! Hij zal zijn uiterste best doen om een laptop of PC te kraken. Het lukt hem dan ook om toch iets in de lege vuilnisbak te vinden!

Dat is iets wat u niet wilt!

Nooit!

Dit is een 100% No Go!

Hoe dit alles dan tóch mogelijk is, is best een gecompliceerd technisch verhaal maar we vertellen het hier graag omdat helaas nog veel ondernemers en bedrijven niet weten dat zelfs een lege prullenbak op PC of laptop niet betekent dat de data ook daadwerkelijk verdwenen zijn. Ergens blijven de data in een soort index staan.

En het is nog maar de vraag of die verborgen mapjes (die u dus helemaal niet ziet!) achter de prullenbak worden ‘overschreven’ met nieuwe data. Meestal niet.

Vuilnisbak

De ‘gewone gebruiker’ kan weliswaar niet zomaar die data terughalen maar slimme jongens en meiden dus  wel.

Vergelijk het eens met een lege vuilnisbak in de keuken. U hebt de volle vuilniszak er uit gehaald, deze bij het grofvuil gezet en u hebt met uw eigen ogen gezien dat de vuilnisman uw vuilniszak in de grote laadbak van zijn vuilniswagen heeft gegooid en dat hij is weggereden.

U begrijpt dat voor u nu de vuilniszak praktisch onbereikbaar is. Maar… u begrijpt ongetwijfeld ook dat – alles wat in die vuilniszak zit – in theorie nog steeds beschikbaar is. Zolang deze vuilniszak niet daadwerkelijk is vernietigd, kan iedereen er nog alles mee doen.

Het zal u maar gebeuren… dat wildvreemden wat gaan rondsnuffelen in uw vuilnis! De data liggen zomaar voor het oprapen!

 

Iedere kwaadwillende kan met de juiste toegang nog steeds ergens in die vuilniszak gaan snuffelen en van alles en nog wat te weten komen over uw leven!

Zo werkt het dus ook met een PC of laptop. Men vindt dan de data van uw MKB-bedrijf.

Tip voor het MKB:

  • Als u een laptop of PC niet meer gebruikt, laat deze dan door een professioneel ICT-bedrijf, dat in het bezit is van ISO27001-certificaat, vernietigen. U bent er dan 100% zeker van dat de data écht – letterlijk! – van de aardbodem zijn verdwenen! Want nogmaals; de prullenbak is niet voldoende!
  • Over dit alles kunt u bijvoorbeeld ook iets zeggen in uw privacy statement of geheimhoudingsbeleid. Dit als onderdeel van de wettelijk verplichte risico-analyse voor elk bedrijf.

Per ongeluk iets verwijderd?

Als u de prullenbak op uw PC of laptop leegt, en u ontdekt dat u iets hebt verwijderd wat u eigenlijk toch niet had willen verwijderen, dan kunnen professionals vaak nog de verloren gewaande data terughalen.

  1. Zet direct uw PC of laptop uit.
  2. Ga METEEN naar een specialist, die in staat is om de verloren gewaande data terug te vinden. Hoe sneller u dit doet, des te groter is de kans dat u nog iets van de vermeende verloren data terug kunt vinden.

Enfin… een gewaarschuwd mens telt voor twee, toch? Regeren is vooruitzien!

 

PS.
Als deze officier van justitie dit alles had geweten, dan was hij niet in de problemen geraakt.

 

 


We nodigen u uit…

  • … als u eens een keer met ons wilt sparren over de vraag hoe veilig de data in uw organisatie zijn…
    Neem contact met ons op!
  • … als u ‘Het Nieuwe Werken‘ in en rondom uw organisatie nu eindelijk eens écht goed vorm wilt geven. Ook dan geldt dat we graag van u horen. We kijken er naar uit om ook over dit thema met u in gesprek te gaan.

En, we hebben nog een leestip!

 


MEER TIPS EN TRICKS ONTVANGEN?

Een keer per maand versturen wij een leuke update met Tips en Tricks voor uw ICT!
Het is heel eenvoudig om u hiervoor aan te melden!

En, blijkt voor u achteraf dat u deze Tips en Tricks niet interessant vindt; wel, dan meldt u zich gewoon weer af!

Als Rob Koster terugdenkt aan de start van zijn ondernemerschap in 2002, dan moet hij lachen. Vooral als het om ICT gaat. “We hadden bij de LIDL een laptop gekocht. Dat was onze automatisering. We dachten dat we daarmee ons bedrijf professioneel konden opbouwen.”

“Nou, na een paar maanden kwamen we er al achter: dat kon beter!”

Intussen is het eind 2019 en de firma Koster & de Waart heeft in totaal 14 medewerkers. De groei van het in Zwanenburg gevestigde financieel adviesbureau (‘Wij zijn de spil in al uw financiën) gaat gestaag.

Zo zijn er dit jaar ook weer 3 nieuwe medewerkers bijgekomen.

“Dat zijn dus van die momenten waarop ik meteen Mackaay ICT Services bel,” zegt Rob. “Eigenlijk hoef ik dan alleen maar te zeggen: ‘regel dat’. Daarbij doel ik dan op de hardware, de software, alle bevoegdheden die de nieuwe medewerkers wel en niet mogen krijgen en natuurlijk alle data-opslag die daarmee gepaard gaat. Op de een of andere manier wordt het dan altijd goed geregeld.”

ICT = bedrijfscontinuïteit

“Ik ben zelf totaal niet bedreven in IT,” vervolgt Rob. “Ik ben al in paniek als thuis de printer het niet doet. Maar natuurlijk snap ik dat een organisatie altijd moeten blijven kunnen meegroeien met de technische mogelijkheden die er zijn. Ook wij zijn een paar jaar geleden in de Cloud gegaan. Daarvóór rommelden we nog wat aan met back-ups die op bandjes werden opgeslagen. Ik denk dat veel ondernemers in het MKB dat wel herkennen. Maar ook voor ons geldt: naarmate een organisatie groter wordt, wordt het ICT-verhaal steeds belangrijker. Het is de basis van je bedrijfscontinuïteit.”

Kennis en kunde

“En dus moet ik kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van mijn leverancier,” vertelt Rob.

“Hoe ik ooit Mackaay ICT Services heb leren kennen? Ik weet het echt niet meer. Het zal waarschijnlijk via een gezamenlijk netwerk van mensen in Haarlemmermeer zijn gegaan. Het is al zo lang geleden.”

En dan lachend: “Ja, we werken dus al flink wat jaren samen met Mackaay ICT Services. Wij nemen intussen dan ook de meeste diensten die Mackaay aanbiedt af,” legt Rob uit. “Van hosted desktop tot aan de internetverbindingen. De eerstvolgende stap voor ons is dat we via VOIP gaan bellen.”

ict, mkb, ondernemerschap, groei

Het team van Koster & De Waart in Zwanenburg.

Wat is een goede ICT-leverancier?

Als Rob wordt gevraagd waar een goede ICT-leverancier altijd aan moet voldoen, dan hoeft hij niet lang na te denken.

1. Snel handelen

“Een ICT-leverancier begrijpt vanuit z’n genen dat wij acuut een probleem hebben als we plat liggen. Hij moet meteen handelen. Mackaay ICT Services doet dat. Hoe ze het doen, weet ik niet maar op de een of andere manier analyseren en schakelen ze razendsnel waardoor we verder kunnen. Ze hebben een oplossingsgericht karakter. Wij willen de focus houden op groei.”

2. Geen technisch jargon

“Ik heb zelf geen behoefte aan technisch jargon. Ik snap daar namelijk niks van. Als ik in gesprek ben met de jongens van de afdeling support dan hoor ik echter zeker wel eens een technisch woord dat ik niet direct kan thuisbrengen. Maar het aardige is dat ze het ‘nerd-achtige’ van hun vak toch uiteindelijk in gewone mensentaal weten te verwoorden. Ik snap dan wat er gebeurt en hoe ze het aanvliegen. Prima dus.”

3. Vast contactpersoon

“Ik vind het verder fijn om één vast contactpersoon te hebben. In ons geval is dat Arjan Haarman. We kunnen goed met elkaar door één deur. Dat is fijn samenwerken. Zo hoort ondernemerschap te zijn.”

ict, mkb, ondernemerschap, groei

Een goede ICT-leverancier heeft altijd maar één streven: een glimlach op het gezicht van de klant.

Succesvol ondernemerschap in het MKB

De gehele ICT-omgeving bepaalt – volgens Rob – het succes van zijn ondernemerschap en de groei daarvan.

“Het valt of staat er mee. Als wij de ambitie hebben om de spil voor onze klanten te zijn ten aanzien van praktisch alle mogelijke financiële uitdagingen, dan moet alles gewoon werken. Wij moeten onvoorwaardelijk up-to-date zijn en direct bij al onze data kunnen, die bovendien veilig moeten zijn opgeslagen. Of het nu gaat om een hypotheekadvies of -aanvraag, financiële planning, erfrechtelijke vraagstukken, pensioen of bedrijfsoverdracht… het zijn uiteindelijk allemaal persoonlijke gegevens van onze klanten. Daar kunnen we geen risico mee lopen.”

“Sterker nog: daar zúllen we geen risico mee lopen!”

En dan Rob tot slot, wederom lachend: “Ik heb zo een vermoeden dat we dit alles niet op deze wijze voor elkaar hadden gekregen met een laptop van de LIDL. Ik ben dus blij dat we ooit in dat Haarlemmermeerse netwerk Edwin Mackaay en zijn medewerkers hebben leren kennen. Zij dragen sinds dat moment bij aan ons succesvol ondernemerschap. Ik gun dat iedere ondernemer in het MKB.”


LEESTIP:

Wist u dat 14 januari 2020 een belangrijke datum is in ICT-land? 
Vanaf die datum levert Microsoft geen service meer voor Windows 7 en is (voor u) een upgrade naar Windows 10 onvermijdelijk.

Het MKB ervaart ICT vaak als ‘gedoe’. Regelmatig blijkt dat ICT-projecten namelijk méér kosten dan verwacht. Daarom een aantal aandachtspunten op een rij zodat u een beter gesprek kunt voeren met uw leverancier.

De verworven inzichten geven dan een beter beeld ten aanzien van de vraag wat die beoogde leverancier wel of niet voor u kan betekenen.

Ze geven inzicht in de vraag of deze ICT-leverancier werkelijk van waarde is en of deze in staat is het potentiële gedoe tot een maximum te beperken. Of, zelfs helemaal zal elimineren.

Het eindresultaat?
U hebt minder ergernis en niet onbelangrijk: u bespaart kosten.


1. Stelt uw beoogde ICT-leverancier u genoeg vragen?

Is uw gesprekspartner pro-actief? Als hij u bezoekt om een ‘inventaris’ te doen, stelt hij dan genoeg vragen?

Stelt hij ook lastige vragen?

Zo ja…. Prima!

Dan hebt u een ICT-bedrijf te pakken dat niets aan het toeval overlaat. Een ICT-specialist kan alleen maar zijn werk goed doen als hijzelf in staat is om zich heel intensief in de bedrijfsprocessen en de belangen van het MKB te verdiepen! Het stellen van veel vragen is daarom een must!

 

Het MKB moet vragen stellen. De ICT-leverancier moet antwoorden geven die iedereen begrijpt.

Vragen stellen is niet zo moeilijk. Aan de ICT-leverancier is het dan wel de uitdaging om de antwoorden om in begrijpelijke taal te formuleren, zodat de vragenstellers het ook begrijpt. 


2. Stelt ú (als MKB’er) wel genoeg vragen?

U hebt zelf weinig verstand van ICT. Helemaal niet erg maar het is daarom wel van belang dat uzelf veel vragen stelt.

Neem niet alles zomaar aan.

Als u iets niet begrijpt, vraag dan of de leverancier het in andere begrijpelijkere bewoordingen uitlegt. Het is immers niet de bedoeling dat uw potentiële leverancier alleen maar in technisch jargon spreekt. Wees dus niet bescheiden. U zult uiteindelijk euro’s gaan investeren. Maar u moet wel weten waar u in investeert. En, waarom.

Als uw beoogd leverancier het ‘ineens’ heeft over ‘hosted desktop‘ of het installeren van een ‘private cloud‘…..   En, u hebt nog nooit van deze begrippen gehoord: wel, vraag om meer uitleg!

3. Vraag om een functioneel ICT-ontwerp

Leg een mooie uitdaging aan uw ICT-leverancier voor. Laat hem namelijk een schets maken van alles wat hij voor u gaat bouwen. Gewoon zo’n tekeningetje met pijltjes en vakjes. Als hij iets weet te visualiseren, dan wordt het u vaak meteen duidelijker wat u mag verwachten.

U – als MKB’er – bent daarbij gebaat.

Dit aandachtspunt zal zich uitbetalen!

Een functioneel ontwerp om gedoe te voorkomen.

Een functioneel ontwerp is geen overbodige luxe. Vraag deze aan uw beoogde ICT-leverancier. Deze visualisering gaat u een beter inzicht geven in de wijze waarop uw (ICT-) uitdaging wordt opgelost.


4. Heeft uw leverancier écht alle technische kennis van ICT voor het MKB in huis?

We weten dat dit aspect voor u – als leek – lastig is te controleren. Maar, doe toch eens een poging bij dit belangrijke aandachtspunt. U kunt namelijk op z’n minst toetsen of uw leverancier alle technische kennis in huis heeft om uw (ICT-)uitdagingen op te lossen.

Kan uw leverancier iets vertellen over de belangrijkste technologische ontwikkelingen op het gebied van ICT?

Vraag eens referenties op (en bel die!). Dat zijn dan waarschijnlijk andere MKB’ers die soortgelijke ICT-uitdagingen hadden. En, vraag ook HOE uw potentiële leverancier zijn technische kennis up-to-date houdt. Immers, de technologische ontwikkelingen gaan razendsnel.

Welke certificeringen heeft het bedrijf bijvoorbeeld op ISO niveau?

5. Wat gebeurt er als uw ICT-leverancier ooit onverhoopt failliet gaat?

Natuurlijk willen wij geen angst aanjagen met dit vijfde aandachtspunt maar het is wel goed om dit toch te bespreken met uw potentiële leverancier. Want, wát gebeurt er met alle ingebouwde infrastructuur als uw leverancier onverhoopt de deuren moet sluiten?

U kunt het zich namelijk niet permitteren dat u ook stil komt te liggen, toch? Misschien staat er iets over in de algemene voorwaarden van uw leverancier. Maar, stel deze kritische vraag absoluut en beoordeel het antwoord. Vergeet dit aandachtspunt dus zeker niet in uw zoektocht naar een gedegen en betrouwbare ICT-leverancier.

Samenwerken in de cloud. Ineens mee efficiency

Samenwerken in de cloud bijvoorbeeld via Hosted Desktop of Microsoft Office 365. Plots ontstaat er efficiency.


We wensen u veel succes!

Het spreekt voor zich dat u ons óók mag uitdagen op al deze aandachtspunten. Kom maar op met die vragen!

We staan u graag te woord!

Neem meteen contact met ons op.

 

 


LEESTIPS:

Wij vermoeden dat u de onderstaande blogs ook interessant vindt.

We zijn in gesprek met Liesbeth van Nieuwenhuizen, oprichter en voorzitter van de stichting Live Music Now Nederland. “Ons goede doel groeit gestaag. We staan daarom voor een volgende professionaliseringsslag,” zegt ze.

“We gaan Office365 gebruiken. En, Hosted Desktop! Voor óns is dat een enorme stap!”

 

Liesbeth van Nieuwenhuizen

“We begonnen in 2010 klein. Met een paar testconcerten en slechts een Excel sheet ten behoeve van onze eigen organisatorische ondersteuning,” vervolgt ze. “Uiteraard hadden we wel grootse ambities. Op een gegeven moment leerden we Mackaay ICT Services kennen die ons verder hielp met onze groeiambities. Het inrichten van een goede ICT-omgeving blijkt voor ons namelijk ook een must!”

“We hebben twee missies,” vertelt Liesbeth.

“Enerzijds willen we live muziek brengen naar plekken waar het vaak niet zo vanzelfsprekend is. Denk daarbij aan bijvoorbeeld speciale scholen, instellingen in de psychiatrie, gevangenissen of asielcentra. Anderzijds willen we de studenten van de verschillende conservatoria in de Randstad letterlijk een podium geven. Voor hen is het van belang om te leren contact met het publiek te krijgen. En, het publiek te kunnen inschatten. Dat is voor hun latere carrière en hun verdere ontwikkeling als mens van groot belang.”

Groei

Al snel blijkt dat we het niet over een paar bijeenkomsten hebben. “Dit jaar (2019, red.) organiseren we meer dan 120 concerten,” legt Liesbeth uit. “We  hebben 15 actieve ensembles. Van duo tot kwintet. En ik verwacht dat we in onze huidige opzet de komende jaren kunnen groeien naar maar liefst 200 concerten per jaar. De interesse is groot.”

Voor Liesbeth en haar 6 collega-bestuursleden én de 14 gemotiveerde vrijwilligers is het allemaal liefdewerk vanuit het hart en met de positieve werking van live muziek in het hoofd. “We verdienen er niets mee, maar we vinden dit een belangrijke bijdrage voor de zorg in Nederland. De budgetten die we hebben, worden gevormd uit fondsenaanvragen en donaties van particulieren.”

Vrijwilligersorganisaties - ook in zang en kunst - kunnen hun communicatie organiseren in de cloud

De stichting Live Music Now doet veel goed werk. Men brengt muziek naar plekken waar het normaliter niet vaak zo snel zal komen.


Vragen stellen

“In de beginperiode van onze stichting, merkte ik dat werken op de computer mij veel tijd kostte omdat ik al een aantal jaar uit het arbeidsproces was geweest. Iemand in mijn netwerk kende Edwin Mackaay. Ik had eigenlijk maar één vraag: ‘Hoe kan ik sneller en met meer plezier met mijn computer werken?’.  Ik had moeite om mijn wensen goed te formuleren want ik ben eigenlijk geen computermens. Ik had nog nooit gehoord van termen als Hosted Desktop en Office 365. Gelukkig vroeg hij elke keer goed door zodat hij er achter kwam wat we precies nodig hadden en hoe we daarmee zouden gaan werken. Dat is goed gelukt.”

Bedrijfsprocessen

Liesbeth legt uit dat ze nu – als ze vragen heeft – vooral contact heeft met Arjan Haarman van de afdeling Support.

“Hij heeft zich ook vanaf dag één goed in mijn wereld en in mijn bedrijfsprocessen verdiept. Hij kent het klappen van de zweep in een vrijwilligersorganisatie. Hij begrijpt wat er speelt en wat de typische unieke kenmerken zijn van een non-profit organisatie. Die zijn anders dan in een commerciële omgeving. Daarnaast heb ik gemerkt dat hij heel geduldig is. Wij voelen dat we serieus worden genomen. Als ik vragen heb over Hosted Desktop, Office 365 of het werken in de cloud, dan beantwoordt hij deze prima.”

Samenwerken in de cloud. Ineens mee efficiency

Samenwerken in de cloud bijvoorbeeld via Hosted Desktop of Microsoft Office 365. Plots ontstaat er efficiency.


Efficiënter werken

Liesbeth had het al eerder over de professionalisering van de organisatie. Die gaat dus impact hebben op de ICT-omgeving.

“We willen onderling efficiënter werken. We hebben namelijk niet zoals elk bedrijf een eigen kantoor of eigen pand. We werken allemaal vanaf huis op verschillende tijdstippen. We gaan daarom nu een stap maken naar Microsoft Office365 en Hosted Desktop. We gaan de cloud in! Ik weet dat ontzettend veel bedrijven in Nederland daar al lang zitten en daar al volop aan gewend zijn, maar voor ons is dat écht een stap.”

Happy

“Ik ben blij dat Mackaay ICT Services ons daarin goed begeleidt en dat ze intussen ook weten wat goed voor ons is. Ze snappen onze professionaliseringsambities maar ze begrijpen tegelijkertijd dat wij met vrijwilligers werken. Dat is toch iets anders in vergelijking met vaste medewerkers. Ik denk dat het voor elke goede doelen organisatie van cruciaal belang is dat vrijwilligers happy blijven in hun vrijwilligerswerk. Daar kan de ICT een grote bijdrage aan leveren.”

 


Leestips:

Data delen in de cloud en optimaal samenwerken in het MKB met medewerkers en externe ZZP’ers. U kunt bovendien documenten eenvoudig bewerken waardoor iedereen werktijd bespaart. Efficiency in optima forma.

MKB’ers en ZZP’ers weten hoe het werkt en hoe ze samen kunnen optrekken.

Maar er is een keerzijde. Vooral als ze bijvoorbeeld met Dropbox werken.

Is Dropbox wel veilig genoeg om data te delen? Of is er een alternatief?

Veel mensen werken er mee. En, op zich werkt het goed. Maar, er zijn wel veiligere alternatieven.

Datadelen in het MKB. Veilig?

Aan het woord is Edwin Mackaay, directeur/eigenaar van Mackaay ICT Services: “In de afgelopen jaren blijken er flink wat datalekken te zijn geweest. Onder andere bij Dropbox, waardoor wachtwoorden van miljoenen gebruikers op straat kwamen te liggen. Zeker als deze tool zakelijk wordt gebruikt, ontstaat een reëel gevaar voor het MKB.”

“Als de gebruikersnamen en wachtwoorden in verkeerde handen terechtkomen, dan kunnen kwaadwillenden zomaar bij (geheime en vertrouwelijke) bedrijfsdocumenten komen. Geen enkele ondernemer of bedrijf kan én wil zich dit permitteren.”

“Natuurlijk kan een gebruiker meteen zijn wachtwoorden wijzigen. Maar is het gevaar dan geweken?”

Bizarre e-mailtjes

Samenwerken in de cloud voor het MKB en ZZP.

Edwin Mackaay: ‘Er zijn betere alternatieven om je data veilig te beheren en te kunnen delen.’

Edwin vervolgt: “Zo ontvingen flink wat Dropboxgebruikers in de afgelopen maanden bizarre e-mailtjes. Bizar omdat het password, dat deze mensen gebruiken, bijvoorbeeld als toegang tot hun Dropbox, gewoon open en bloot in dat mailtje stond vermeld,” legt Edwin uit.

“Dat was schrikken voor veel gebruikers.”

“Iemand blijkt dus in het bezit van mailadressen en de daarbij behorende passwords die voor een Dropboxaccount worden gebruikt.”

“En in die mailtjes wordt er letterlijk gedreigd met een blokkade. Alleen op te heffen als de MKB-ondernemer of gebruiker in bitcoins betaalt.”

“Niet leuk dus. Gedoe. Een MKB’er wil dat niet. Die wil ‘gewoon’ veilig in de cloud werken.”

Edwin zegt dat het voor niemand meer een ver-van-zijn-bed-show is.

“Het gevaar is dichterbij dan menigeen denkt.”

 


Voorbeeld van een dergelijke bizarre mail.

 

MKB en ZZP; kunnen ze data nog wel veilig delen via Dropbox?

Een voorbeeld van zo’n bizarre mail. Passwords lijken (dus) bekend te zijn bij kwaadwillenden. Het is even schrikken als je een dergelijke e-mail ontvangt. ‘Dat is niet zoals het zou moeten zijn,’ zegt Edwin Mackaay van Mackaay ICT Services. ‘We hebben een veiligere oplossing.’    (Vanzelfsprekend hebben wij de mail onherkenbaar gemaakt en de werkelijke naam veranderd in deze screenshot)

Is Dropbox veilig?

De vraag is dus hoe veilig Dropbox daadwerkelijk is. En, of er betere oplossingen in de cloud zijn waardoor gebruikers niet het risico lopen dat kwaadwillenden data hacken of dat ze de gebruiker afsluiten.

Edwin verwijst daarom graag naar een beter en veiliger alternatief.

“Het grote voordeel is dat (bedrijfs)data in een betrouwbaar datacenter staan opgeslagen. En daarmee bedoel ik dat ze niet zijn ‘weggestopt’ in een gigantisch bedrijf waar helemaal geen overzicht meer is, zoals Dropbox. Ik bedoel daarmee dat de opslag – in geval van calamiteiten – bereikbaar blijft. Bijvoorbeeld via ons. Een partij  die het regelt als er een probleem is. Want, wát is het telefoonnummer van Dropbox? Kun je ze bellen als je een vraag hebt? Ik betwijfel het.”

“Wij zijn in ieder geval wel telefonisch bereikbaar.”

MKB en ZZP willen data veilig delen in de cloud. Er is een alternatief voor Dropbox.

Het kwaad komt overal vandaan. Pogingen om te hacken zijn aan de orde van de dag.

Zekerheid

“Ik ben er van overtuigd dat elke ondernemer in het MKB zekerheid zoekt. Met het genoemde alternatief is dat mogelijk. Wij kunnen dat goed organiseren. Dus, mocht een gebruiker een vraag hebben, dan zijn wij de partij die gebeld kan worden. Wij zijn een professioneel ICT-bedrijf dat telefonisch bereikbaar is! En, wij hebben onze eigen contactpersonen bij het datacenter.”

Samenwerken in de cloud; optimale beveiliging

“Waar de data dan zijn opgeslagen? Wel, ons datacenter is Interxion. Begin 2019 zijn wij een samenwerking aangegaan. Het is sowieso onmogelijk dat iemand daar fysiek bij kan komen. Sterker nog: conform de ISO27001-norm is het toegangsbeheer tot ons datacenter heel strikt en volgens een streng protocol goed geregeld. Optimale beveiliging dus.”

Werktijd besparen

“Uiteraard spreekt het voor zich dat met het betere alternatief voor Dropbox ook het onderling samenwerken, het delen van data prima is geregeld. Het gemak dient de ondernemer in het MKB. Zelfs als een organisatie flexibel moet zijn, dan kan deze organisatie dat heel eenvoudig aanpassen. Van Upscale tot Downscale. En het mooiste is: de ondernemer concludeert dat hij werktijd bespaart.”

“Maar, het allerbelangrijkste is: zekerheid. En dat is een goede zaak; het leven van een ondernemer is immers al te vaak té onzeker. Alles wat je kunt organiseren, dat moet je organiseren.”

 

Neem contact op met Mackaay ICT Services om u verder te laten informeren over 100% beveiligde opslag van uw bedrijfsdata.

Stel, u bent ondernemer in het MKB. U hebt 12 medewerkers in dienst. U ervaart gestage groei. Natuurlijk kijkt u kritisch naar de arbeidsmarkt. U vraagt zich af of u wel of niet nieuwe medewerkers moet aannemen. Is het inhuren van een ZZP’er misschien een optie? Of een uitzendkracht? Het zou zomaar kunnen!

Maar, u wilt wel dat deze (externe) kracht in lijn met de vaste medewerkers zijn werkzaamheden verricht. Bovendien is het fijn als de onderlinge samenwerking excellent op elkaar aansluit. Hosted Desktop is daarvoor dé oplossing.

Werken in de cloud is de uitdaging.

Laptop. Desktop. Mobiele telefoon. Werken met Hosted Desktop is de basis.

Werken vanaf verschillende devices. Wie doet het niet?

Eenvoudig in gebruik

Hosted Desktop is het beste te omschrijven als een centrale werkplek. Een server beheert alle soft- en hardware, waar uw organisatie gebruik van maakt.

U bent flexibel, het is éénvoudig in gebruik en het levert een besparing op uw huidige IT-beheerskosten op.

Van boekhoudprogramma tot voorraadbeheer. Van de interne kalender, ingewikkelde tekenprogramma’s en Microsoft-programma’s tot aan fotobewerkingssoftware.

Noem het maar op!

Flex Is Hot!

Zo kan de ZZP’er of uitzendkracht, die u inhuurt, gewoon vanaf zijn eigen laptop volledig meedraaien in de werkprocessen die binnen uw bedrijf plaatsvinden. Deze ZZP’er beschikt over alle voor hem noodzakelijke informatie om zijn werk zo goed mogelijk te doen. Hij kan overal bijkomen.

U begrijpt uiteraard dat uw ‘gewone’ medewerkers er ook volop van zullen profiteren. Zij zullen wel eens een dagje thuis willen werken. Prima uiteraard! Het past ook helemaal in deze tijd; altijd en overal kunnen werken. Of, in de trein. Zolang er maar een internetverbinding is. Flex is Hot!

Icoontje

Door vanaf hun eigen laptop of tablet in te loggen op de zgn. eigen Hosted Desktop omgeving, komen ze bij hun eigen werkplek. Net zoals de (externe) ZZP’er dat doet. Er staat letterlijk een icoontje op hun desktop waar ze dan op klikken; ze maken razendsnel verbinding met alle data van uw bedrijf.

Het MKB werkt in de cloud, bijvoorbeeld met Hosted Desktop.

In de cloud werken biedt flexibilteit en efficiency.

Een paar voordelen op een rijtje:

  1. Flexibiliteit

    Uw medewerkers én ingehuurde ZZP’ers kunnen altijd bij de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Dat gebeurt – volledig onafhankelijk van de locatie waar ze zijn. Uw organisatie wordt daardoor flexibeler. U zult sneller kunnen schakelen. U hebt daardoor meer tevreden klanten. De continuïteit van uw bedrijfsprocessen is gegarandeerd.

  2. Software updates

    Als er een update van software beschikbaar is, dan profiteert meteen iedereen ervan. De beheerder doet één druk op de knop. Meteen werkt iedereen binnen de organisatie met dezelfde versies. Echt heel handig. Dit voorkomt veel gedoe! Werkprocessen sluiten naadloos op elkaar aan.

  3. Opschalen en downsizen

    Het is heel eenvoudig om een nieuwe werkomgeving aan te maken voor elke nieuwe medewerker of ZZP’er. Maar ook omgekeerd werkt het: als u afscheid neemt van een werknemer of als die fantastische ZZP’er vertrekt naar een volgende klus, dan sluit u elke individuele desktop makkelijk af. Opschalen of downsizen; geen enkel probleem.

  4. Vast bedrag

    Wij richten Hosted Desktop voor  u in op basis van een vast bedrag per maand. De hoogte van dat bedrag is afhankelijk van het aantal medewerkers of ZZP’ers met wie u samenwerkt. Ook kijken we naar de benodigde softwareprogramma’s. De kosten blijven daardoor overzichtelijk. Geen onverwachte nota’s! U weet precies waar u aan toe bent!

  5. Veilig!

    Werken op onze hosted desktop omgeving is veilig. U bent er 100% zeker van dat al uw kostbare bedrijfsdata veilig zijn opgeslagen. Zo zijn wij bij Mackaay ISO-gecertificeerd; dit betekent dat onze beveiligingsmaatregelen op hoog niveau zijn. Uw bedrijfsgegevens zijn vele malen beter en veiliger opgeslagen dan fysiek bij u op kantoor.

Werken in de cloud. Hosted Desktop is de oplossing

Elke ondernemer in het MKB zoekt efficiency. Werken in de cloud, bijvoorbeeld via Hosted Desktop is de oplossing.

Waarom overstappen naar Hosted Desktop?    

De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Organisaties en ondernemers in het middensegment van het MKB, die vaak geen eigen IT-afdeling hebben, kunnen dit echter bijna niet meer bijhouden.

Het ís ook niet meer bij te houden.

Maar wát als uw organisatie achter raakt op de concurrentie omdat u kansen mist vanwege een achterstand in technologie?

Een zorg minder

Geen enkel bedrijf kan zich dit permitteren. Bij Mackaay ICT Services zijn we er 100% van overtuigd dat techniek nooit een belemmering mag zijn om groei voor uw organisatie te kunnen bereiken.

Daarom adviseren wij Hosted Desktop; een zorg minder!

Meer weten hoe wij uw organisatie een stap verder helpen?