Waarom ervaart het MKB altijd gedoe met zijn leverancier van de ICT? 5 aandachtspunten!

Het MKB ervaart ICT vaak als ‘gedoe’. Regelmatig blijkt dat ICT-projecten namelijk méér kosten dan verwacht. Daarom een aantal aandachtspunten op een rij zodat u een beter gesprek kunt voeren met uw leverancier.

De verworven inzichten geven dan een beter beeld ten aanzien van de vraag wat die beoogde leverancier wel of niet voor u kan betekenen.

Ze geven inzicht in de vraag of deze ICT-leverancier werkelijk van waarde is en of deze in staat is het potentiële gedoe tot een maximum te beperken. Of, zelfs helemaal zal elimineren.

Het eindresultaat?
U hebt minder ergernis en niet onbelangrijk: u bespaart kosten.

1. Stelt uw beoogde ICT-leverancier u genoeg vragen?

Is uw gesprekspartner pro-actief? Als hij u bezoekt om een ‘inventaris’ te doen, stelt hij dan genoeg vragen?

Stelt hij ook lastige vragen?

Zo ja…. Prima!

Dan hebt u een ICT-bedrijf te pakken dat niets aan het toeval overlaat. Een ICT-specialist kan alleen maar zijn werk goed doen als hijzelf in staat is om zich heel intensief in de bedrijfsprocessen en de belangen van het MKB te verdiepen! Het stellen van veel vragen is daarom een must!

Vragen stellen is niet zo moeilijk. Aan de ICT-leverancier is het dan wel de uitdaging om de antwoorden om in begrijpelijke taal te formuleren, zodat de vragenstellers het ook begrijpt. 

2. Stelt ú (als MKB’er) wel genoeg vragen?

U hebt zelf weinig verstand van ICT. Helemaal niet erg maar het is daarom wel van belang dat uzelf veel vragen stelt.

Neem niet alles zomaar aan.

Als u iets niet begrijpt, vraag dan of de leverancier het in andere begrijpelijkere bewoordingen uitlegt. Het is immers niet de bedoeling dat uw potentiële leverancier alleen maar in technisch jargon spreekt. Wees dus niet bescheiden. U zult uiteindelijk euro’s gaan investeren. Maar u moet wel weten waar u in investeert. En, waarom.

Als uw beoogd leverancier het ‘ineens’ heeft over ‘hosted desktop‘ of het installeren van een ‘private cloud‘…..   En, u hebt nog nooit van deze begrippen gehoord: wel, vraag om meer uitleg!

3. Vraag om een functioneel ICT-ontwerp

Leg een mooie uitdaging aan uw ICT-leverancier voor. Laat hem namelijk een schets maken van alles wat hij voor u gaat bouwen. Gewoon zo’n tekeningetje met pijltjes en vakjes. Als hij iets weet te visualiseren, dan wordt het u vaak meteen duidelijker wat u mag verwachten.

U – als MKB’er – bent daarbij gebaat.

Dit aandachtspunt zal zich uitbetalen!

Een functioneel ontwerp is geen overbodige luxe. Vraag deze aan uw beoogde ICT-leverancier. Deze visualisering gaat u een beter inzicht geven in de wijze waarop uw (ICT-) uitdaging wordt opgelost.

4. Heeft uw leverancier écht alle technische kennis van ICT voor het MKB in huis?

We weten dat dit aspect voor u – als leek – lastig is te controleren. Maar, doe toch eens een poging bij dit belangrijke aandachtspunt. U kunt namelijk op z’n minst toetsen of uw leverancier alle technische kennis in huis heeft om uw (ICT-)uitdagingen op te lossen.

Kan uw leverancier iets vertellen over de belangrijkste technologische ontwikkelingen op het gebied van ICT?

Vraag eens referenties op (en bel die!). Dat zijn dan waarschijnlijk andere MKB’ers die soortgelijke ICT-uitdagingen hadden. En, vraag ook HOE uw potentiële leverancier zijn technische kennis up-to-date houdt. Immers, de technologische ontwikkelingen gaan razendsnel.

Welke certificeringen heeft het bedrijf bijvoorbeeld op ISO niveau?

5. Wat gebeurt er als uw ICT-leverancier ooit onverhoopt failliet gaat?

Natuurlijk willen wij geen angst aanjagen met dit vijfde aandachtspunt maar het is wel goed om dit toch te bespreken met uw potentiële leverancier. Want, wát gebeurt er met alle ingebouwde infrastructuur als uw leverancier onverhoopt de deuren moet sluiten?

U kunt het zich namelijk niet permitteren dat u ook stil komt te liggen, toch? Misschien staat er iets over in de algemene voorwaarden van uw leverancier. Maar, stel deze kritische vraag absoluut en beoordeel het antwoord. Vergeet dit aandachtspunt dus zeker niet in uw zoektocht naar een gedegen en betrouwbare ICT-leverancier.

Samenwerken in de cloud bijvoorbeeld via Hosted Desktop of Microsoft Office 365. Plots ontstaat er efficiency.

We wensen u veel succes!

Het spreekt voor zich dat u ons óók mag uitdagen op al deze aandachtspunten. Kom maar op met die vragen!

We staan u graag te woord!

Neem meteen contact met ons op.

LEESTIPS:

Wij vermoeden dat u de onderstaande blogs ook interessant vindt.

• De overstap naar Hosted Telefonie is geen probleem. (Maar wel nodig omdat bellen via ISDN niet meer kan in Nederland)
• Is het voor het MKB wel slim en veilig om data via Dropbox te delen?